上海市龙狮协会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强协会档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护协会合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的协会各级部门及会员从事协会相关活动中所直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 协会及各部门、会员有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行科学化、网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 协会各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条 档案工作由会长统一领导，秘书处负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门的档案工作。

第七条 秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理科学化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2、步骤：

A、收集

文书档案：立年卷，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

活动档案：立项目卷，项目完成立卷归档，未完成项目资料整理成册。

B、整理  根据类别和时间整理。

C、分类  根据各部门工作性质分类。

D、立卷  区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 销毁：须报常务理事会批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十条 协会档案的分类及编号：指定资料员，按有关档案分类及编号要求操作。

第十一条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十二条 借阅：因协会工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，会员不得随意外带有关协会重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经秘书处核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第四章 附则

第十三条 本制度由上海市龙狮协会常务理事会审定，秘书处制定补充实施。